一、采购工作的管理
l、采供部应全力做好中心物资采购工作,保障供应,满足需要,加强管理,服务基层,提高经济效益和工作效率。
2、中心所属的学生食堂及其他部门所需的物资全部集中采购,未经中心领导同意,食堂不得擅自作主进货,财务部一律不支付食堂自行购物的货款。
3、各食堂所需的粮油、蔬菜、副食、调料、燃料由食堂向采供部报送计划,采供部按规定时间配送;劳保用品、低值易耗品、卫生保洁用品、办公用品等由食堂到中心大仓库按需领取。
4、食堂对外服务餐厅筵席所需的鲜货以及少量时令蔬菜,由采供部派采购员统一集中到指定的集贸市场采购。
5、采供部做好采购任务分工,日常伙食物资采购,由中心主任主持,大宗物资采购需报经后勤保障处领导同意。
二、采购计划的制定
1、以销定进,以进促销,适时适量,勤进快销。根据各食堂生产、经营情况以及物资存入期限等因素,在调查研究和市场预测的基础上制订采购计划。尽可能减少库存积压以利资金周转和避免造成浪费(特别是寒暑假)。
2、蔬菜、荤食等日常消耗的伙食物资,由需要的食堂每天按规定时间向采供部报送计划,采购员汇总计划,每天按计划采购。
3、其他物资(伙食物资以外的)要按需采购,由需要部门或食堂书面申请,报采购部，经中心领导批准后由采供部购买。
三、供货单位的选定与考评
1、为确保质量,降低进价,供货单位要选择规模大、加工生产能力强、质量好、信誉高、价格低、比较正规的生产厂或产地。
2、食堂物资采购需求由采供部提出意见,经中心会议通过后，通过学校采购与招投标中心进行招标，确定供货商单位。后勤保障处和饮食服务中心组织进行实地考察,重点考察原材料的来源、存储、卫生等条件以及售后服务、有无产品合格证、营业执照、卫生许可证、禽畜类有无检疫证等方面的情况。
四、物资的采购
1、物资采购必须坚持质量第一的原则,所购物资必须符合国家和省(部)颁布的技术标准,实行“三包”(包换、包退、包修),对“三无”(无生产合格证、无卫生许可证、无生产日期和保质期)一律不准购进。
2、坚持“看样定货”以及“小样对大样”,必要时与供货单位签订书面合同或协议。批量大的物资购进要按比例扣除质量保证金或用后付款。
3、一般不准用现金购货,特殊情况必须报经中心领导批准。现金购货时,必须有两名以上在编员工一起采购,严格财务手续。
五、内部制约和纪律要求
1、健全内部制约机制,采购人员侧重围绕价格进行市场调查,无权决定要谁的,要多少;食堂有权拒收质次价高商品,但无权自行随意进货。整个采购过程中,主持采购者不管验收,使用商品者不管进货,各司其职,上下监督,互相制约。
2、采购工作人员要维护学校与饮食服务中心的信誉,在业务往来中作风正派,办事公道,态度诚恳热情,遵守纪律,不损公肥私,不变相捞取好处,不借故刁难供货单位。
3、洽谈业务要增加透明度,一般应有2-3人参加。
4、采购人员不准将客户带到私人家里洽谈业务。要坚持每周到各食堂听取意见,了解物资质量和使用情况,以持续改进推动工作提质增效。
5、采购人员要保管好现金、支票，采购后要及时报账。
后勤保障处
饮食服务中心
