第一章 总 则
第一条为规范饮食服务中心的采购行为和程序，降低采购成本，确保食堂各项原材料、货品等物资的供应和安全保障，加强饮食服务中心的物资采购的监督管理，特制定本办法。
第二条本办法是饮食服务中心物资采购管理行为的基本规范。
第二章 机构设置和职责
第三条 饮食服务中心设置采供部，具体职责有：
（一）负责采供部门管理制度和岗位职责的制定，以及采供人员的监督与管理。
（二）负责采购计划的制定、采购合同的拟定。
（三）负责物资采购的询价、议价、比价、比质工作。
（四）负责按时、按质、按量的采购食堂所需各种物资。
（五）负责管理范围内的食品安全工作。
第四条 采购原则
（一）未经审批的物资不予采购。
（二）监督仓库管理和使用部门按照先进先出原则使用物资。
（三）采供部门和采供人员应当根据市场信息，做到比质、比价采购。在价格与质量相当条件下，以本地采购为主。
（四）比质比价原则。在采购过程中，严格执行同类的供应商比质量、同质量的货品比价格、同样的价格比信誉，择优确定供应商。
（五）采购物资新品种应在试用后采购。
第三章 物资采购管理
第五条 采购方式
（一）对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，选择供货商送货的方式。
（二）对于使用频率低，不容易集中采购的物资，饮食服务中心指定供应商采购。
（三）对于一些需采购的特殊原材料等物资，应提前做计划并报批。
第六条 供货商的确定
（一）所有供货商由饮食服务中心提出，报学校采购与招投标中心进行招标，确定供货商。由学校与供货商签订供货合同，合同的期限一般不超过三年。
（二）对已确定的供货商进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量及其目前的供货状况。
（三）试用供货商。对已确定的供货商，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较试用。
（四）供货商的更换与续用。每学期进行一次供货商考核，考核不合格的。在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为。在合同期满前，由中心办公会集中讨论是否更换或续用，并报后勤保障处审批。
第八条 市场调查
为充分跟踪市场价格动态，降低物资成本，增强饮食服务中心议价能力和水平，饮食服务中心组织相关人员进行定期市场调查。
（一）饮食服务中心负责人、采供部、质检部、食堂管理员或厨师班长每月不少于四次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员、调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交采供部存档备查。
（二）调查时间、地点的选择。调查项目的周期一般为一周，以批发市场为调查区间，注意避开雨雪等极端天气的当日或次日。市场的调查以供货商所在的市场为准。
（三）调查的方法和程序。调查组应遵循先粮油、冻货、肉类、蔬菜、鲜活、后干杂调料、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等方式，必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期、是否含税票运输费用等。在询价后要进行议价，切记只记录买方一口价。
（四）零星物品的市场调查由分管主任或委托他人（采购人员除外）实施。
第九条 定价原则
（一）对供货商所供物品的定价，在市场调查的基础上，蔬菜每周两至三次确定价格，其他品种物资每月或半个月必须确定一次，零星物品的采购价格不定期进行，大宗物资（米、面、油）按管理规定由后勤保障处组织集体议价确定。
（二）定价程序。由采供部管理员同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商进行议价确认，并经中心集体讨论决定，主任签字以书面形式通知食堂执行。
（三）价格管理原则。对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下：
1. 干杂、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格。（含税、运费）
2. 低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。（含税、运费）
3. 零星物品的价格不得高于市场零售价。（含税、运费）
4. 鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格10%。（含税、运费）
5. 蔬菜价格按市场批发价格和市场零售价格综合定价；
6. 春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。
第十条 申购程序
（一）零星物品类
1. 对于经常性项目的采购，应由所需部门每周固定时间定期报计划，经中心主任审批后，交由采购人员办理。
2. 需临时采购的物品由所需食堂管理员申购，经采供部管理员签字确认、分管主任审核、中心主任审批后方可办理。
3. 采购人员根据申购物品，与使用食堂有关人员共同采购，非中心主任批准，采购人员不得单独外出采购。
（二）供货商送货类
1. 需求食堂列出申购物品清单，由中心主任签字确认后，交采供部人员办理。
2. 保管员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，保管员应以电话或书面形式通知采供部采购。
3. 新进物料由采供人员、送货人员、保管员共同验收入库。
4. 食堂不得擅自通知供货商送货，必须报采供部下单送货，其他人员不经采供部批准不得擅自通知送货。
第十一条 下单流程与权限
每日物资下单流程按照以下流程和权限进行下单：
由食堂保管整理入系统下单——采供部审核整理下单——各供货商根据下单情况采购物品第二天送货——保管员、采供人员、送货人员共同验收核准物资；
第十二条 采购数量的确定
为提高经济效益，降低成本，减少资金占用，应根据最优经济库存、按单采购的原则来实现采购库存数量与满足实际使用的平衡，从而确定日常的采购数量。
（一）鲜货和蔬菜类
1. 此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。
2. 各食堂每日下午16：30前，根据存货、营业状况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。
（二）可储存物品（干调、半成品、冻货、粮油、低值易耗品等）类
此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过1个月用量，最低不得低于三天的用量。
第四章 货物的验收
第十三条 验收的质量标准
根据订货的样品，按质按量对票据验收。
第十四条 验收的数据标准
根据采供人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
第十五条 验收人员
送货人员、保管人员、采供人员三方共同验收。保管人员主要清点数量和重量，采供人员主要把握食品和物品的质量。
第十六条 验收时间
生鲜物资每日上午6:30——8:00；其它物资货品随到随验。
第十七条 验收程序
（一） 无论是直拨还是入库的采购物资必须经保管员验收，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
（二）验收人员对采购的物品无论多少、大小等要进行验收，并做到：
1．票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收。
2．发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收。
3．对购进的食品原材料不新鲜不收、有疑惑的不收。
4．对购进物品已损坏的不验收。
（三）由保管填写“入库单（数据库）”，注明所收物品的数量、单价、金额。
（四）入库单填写完后，由送货人员、采供人员、保管员签字生效录入系统。签字完后的入库单或验收单一式三联，第一联供货商保存（用于结算），第二联食堂保管员保存（用于录入系统留存），第三联采供部保存（用于对比核查数据）以备监管部门核查。
后勤保障处
饮食服务中心
